Vereinfache Konferenzplanung und -management. Workflow

Initiativierung der Konferenzplanung ist der erste Schritt bei der Planung einer Konferenz. Bei dieser Etappe werden Anforderungen und Ziele für das Ereignis von Stakeholdern wie Organisatoren, Sponsoren und Teilnehmern gesammelt. Wichtige Aktivitäten in dieser Etappe sind die Definition des Konferenzthemas, die Festlegung der Termin- und Veranstaltungsorte, die Bestimmung des Budgets und die Identifizierung potenzieller Referenten und Teilnehmer.

Das Ergebnis dieser Etappe umfasst eine klare Vorstellung davon, was von der Konferenz erwartet wird, Schlüsselindikatoren (KPI) und einen vorläufigen Plan für Logistik und Inhalte. Diese Informationen werden zum Lenken der folgenden Schritte in der Planungsprozess verwendet, wie Ressourcenzuweisung und Auswahl von Lieferanten.

Eine effektive Initiativierung der Konferenzplanung sichert es ab, dass alle Stakeholder auf einer Linie sind und von den Zielen und Ziele des Projekts informiert wurden. Dies stellt die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung und Abwicklung des Ereignisses her.

Zielkonferenzobjektiv definieren

Der Schritt Zielkonferenzobjektiv definieren beinhaltet die Festlegung des Zwecks und der Ziele der Konferenz. Dazu gehört die Identifizierung des Zielpublikums, der gewünschten Ergebnisse und wichtiger Erkenntnisse für die Teilnehmer. Das Objektiv sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich gebunden (SMART) sein. Es ist wichtig, das Konferenzobjektiv frühzeitig im Planungsprozess zu definieren, um sicherzustellen, dass alle nachfolgenden Schritte diesem Visionen entsprechen. Dieser Schritt erfordert eine Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern, einschließlich Organisatoren, Referenten und Sponsoren. Ein klares und knappes Konferenzobjektiv wird die Entscheidungsfindung, Ressourcenzuweisung und Kommunikation während des Planungsprozesses leiten. Durch die Definition eines spezifischen Objektives können Organisatoren eine kohärente und wirksame Erfahrung schaffen, die den Bedürfnissen der Teilnehmer entspricht und ihre gewünschten Ergebnisse erreichen lässt.

Diese Schritt involviert die Einladung potenzieller Referenten zur Teilnahme an dem Ereignis. Der Prozess beginnt mit der Durchsicht einer Liste prä-gekörter Kandidaten, die als geeignet für die Konferenz identifiziert wurden.

Anschließend wird jedem Kandidaten eine Benachrichtigungs-E-Mail oder Nachricht geschickt, in der die Details ihrer vorgeschlagenen Präsentation und Informationen zur Konferenz-Format, Terminen und weiteren relevanten Details enthalten sind.

In der E-Mail werden auch Anweisungen bereitgestellt, wie mit den nächsten Schritten vorzugehen ist, wie zum Beispiel das Einreichen eines überarbeiteten Abstracts oder die Bestätigung ihrer Verfügbarkeit. In einigen Fällen kann zusätzliches unterstützendes Material von dem Redner verlangt werden, wie zum Beispiel eine Lebenslauf-Datei oder ein Werbebild.

Sobald die Einladungen verschickt wurden, wird üblicherweise eine Deadline gesetzt für den Kandidaten, um zu antworten und anzuzeigen, ob sie an dem Ereignis teilnehmen können.

Sprecherinhalts-Management

Dieser Prozess umfasst die Überprüfung und Bewertung von Einreichungen für Vorträge auf Branchenkonferenzen. Die Schritte sind:

1. Eingangsbeurteilung: Konferenzorganisatoren erhalten Sprecherinhaltsformulare per E-Mail oder über eine Online-Plattform.
2. Erste Bewertung: Mitarbeiter prüfen die Einreichungen auf Vollständigkeit und Relevanz für die Konferenzthemen.
3. Kriterienprüfung: Bewerter bewerten die Einreichungen anhand von Kriterien wie Expertise, Präsentationsqualität und Interesse der Zielgruppe.
4. Sprecher-Selektion: Auf Grundlage der Bewertungsergebnisse wird eine kuratierte Liste ausgewählter Sprecher erstellt.
5. Kommunikation mit ausgewählten Sprechern: Konferenzorganisatoren senden ausgewählten Sprechern Einladungen und Liefern notwendige logistische Informationen.
6. Nachbereitung und Bestätigung: Mitarbeiter halten Kontakt mit den ausgewählten Sprechern, um ihre Teilnahme und Anwesenheitsdetails zu bestätigen.
7. Rücksendung abgelehnter Einreichungen: Einreichungen, die nicht den Kriterien entsprechen, werden höflich zurückgesendet, wobei wo möglich auch Rückmeldung gegeben wird.

Durch diesen Prozess ist sichergestellt, dass ein strukturierter Ansatz für das Management von Sprecherinhalts-Einreichungen angewendet wird, was zu einer Verbesserung der Qualität des Konferenzinhalts und der Teilnehmererfahrung führt.

Plan Konferenz-Tagungsordnung

Bei diesem Workflowschritt handelt es sich um die Erstellung eines Übersichts der während einer Konferenz stattfindenden Ereignisse, Vorträge und Aktivitäten. Ziel ist es, eine interessante und produktive Tagungsordnung zu entwerfen, die mit dem Konferenzthema und den Zielen übereinstimmt.

Hauptsächliche Aufgaben sind:

• Auswahl von Schlüsselpredigern und Teilnehmern in Panels
• Terminplanung von Sitzungen und Workshops
• Koordinierung von Logistik wie Raumgestaltung und technischen Anforderungen an Bild- und Tonübertragungseinrichtungen
• Sicherstellung ausreichender Pausen und Netzwerkmöglichkeiten
• Überprüfung und endgültige Abstimmung der Tagungsordnung in Zusammenarbeit mit dem Konferenzplanerteam

Durch die Beendigung dieses Schrittes können die Konferenzorganisatoren eine klare Struktur für das Event bereitstellen, was es den Teilnehmern ermöglicht, ihre Zeit effektiv zu planen und so den Nutzen ihres Erlebnisses zu maximieren. Eine gut geplante Tagungsordnung ist unerlässlich für einen erfolgreichen Konferenzverlauf.

Koordinieren Sie mit Lieferanten

Bei diesem Geschäftsprozessschritt handelt es sich um die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Bestellungen zu erfüllen oder Produktionsanforderungen zu erfüllen. Dabei wird sichergestellt, dass alle notwendigen Materialien beschafft und rechtzeitig eingeliefert werden. Der Prozess beginnt damit, eine Liste der erforderlichen Komponenten und Mengen zu erstellen und diese dann mit ausgewählten Lieferanten zu teilen. Die Lieferanten werden kontaktiert, um die Verfügbarkeit und Liefertermine für jeden Artikel zu bestätigen. Sobald dies erfolgt ist, werden Bestellanforderungen ausgestellt und abgerufen, um sicherzustellen, dass Waren rechtzeitig eingeliefert werden. In einigen Fällen bitten Sie den Lieferanten, Zertifizierungen oder Unterlagen zur Erfüllung von Vorschriften bereitzustellen. Bei diesem Schritt spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung einer reibungslosen Funktion der Produktionsprozesse und der Aufrechterhaltung des Lagerbestands. Eine ordnungsgemäße Koordinierung mit Lieferanten verhindert Verzögerungen und stellt sicher, dass Produkte an Kunden zu gegebener Zeit geliefert werden können.

Der Schritt "Konferenz-Business-Workflow" beinhaltet Aktivitäten zum Aufbau von Bewusstsein und zur Erzeugung von Interesse an der Konferenz bei der Zielgruppe. Dazu gehören die Erstellung von Werbematerialien wie Broschüren, Flugblättern und Plakaten, um diese über verschiedene Kanäle wie soziale Medien, E-Mail-Marketing und lokale Anzeigen zu verbreiten.

Darüber hinaus kann dieser Schritt auch die Sicherung von Sponsoring oder Partnerschaften mit relevanten Organisationen beinhalten, um den Event finanziell zu unterstützen. Öffentliche Beziehungen werden unternommen, um Presseberichte in lokalen Zeitungen, Zeitschriften und Online-Publikationen zu sichern.

Ziel des Marketing der Konferenz ist es, eine erhebliche Anzahl an Teilnehmern anzuziehen und die allgemeine Erfolgs- und Rufgestaltung des Events zu erhöhen. Dieser Schritt ist entscheidend bei der Erbauung von Vorfreude und Begeisterung unter potenziellen Teilnehmer, wodurch Einnahmen für die Organisatoren generiert werden.

Das Registrierungsmanagement-Prozess-Workflow-Schritt beinhaltet die Koordinierung verschiedener Aktivitäten, um sicherzustellen, dass der Registrierungsprozess für Kunden reibungslos verläuft. Dieses Schritt beginnt, wenn ein Kunde ihre Registrierung über das Unternehmens-Online-Portal oder andere Kanäle initiiert.

1. Erster Antrag: Die erste Aktion des Kunden löst den Workflow aus, der systemgenerierte Benachrichtigungen und Warnungen an relevante Interessenten auslöst.
2. Überprüfungsprozess: Systemprüfungen werden durchgeführt, um die Daten des Kunden auf Genauigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.
3. Manuelle Überprüfung: In Fällen, in denen Diskrepanzen auftreten oder weitere Bestätigung erforderlich ist, wird der Registrierungsantrag an das Personal befohlen.
4. Abschluss der Beilegung: Sobald die Daten des Kunden validiert oder entsprechend aktualisiert wurden, wird seine Registrierung abgeschlossen und der Zugriff auf Dienste gewährt.

Effiziente Durchführung dieses Workflows sichert eine reibungslose Integration mit den folgenden Geschäftsprozessen.

Bestätige Sprecherdetails Bei diesem Prozess handelt es sich um die Überprüfung der Genauigkeit von Informationen über den Speaker. Er beginnt, wenn der Veranstaltungsorganisator Bestätigungs-E-Mails an bestätigte Sprecher sendet und sie auffordert, ihre Anwesenheit zu bestätigen und Details über ihre Präsentation bereitzustellen.

Der Speaker reagiert mit seiner Akzeptanz oder Ablehnung sowie etwaiger zusätzlicher Anforderungen wie Bedarf an Ausrüstungen oder logistischen Wünschen. Der Veranstaltungsorganisator prüft diese Informationen, um sicherzustellen, dass sie mit dem Konferenzkalender und anderen organisatorischen Plänen übereinstimmen.

Sobald die Information überprüft wurde, werden die bestätigten Sprecherdetails im System aktualisiert. Dazu gehören der Name des Speakers, sein Titel, das Thema seiner Präsentation sowie alle relevanten Kontaktinformationen. Die Aktualisierungen informieren die Sprecher auch über ihre geplante Zeit und andere relevante Zeiten der Konferenz.

Während dieser entscheidigen Phase unserer Operationen, bereiten wir uns auf die On-Site-Logistik vor, um eine reibungslose Übergabe in die nächsten Stadien zu gewährleisten. Diese Schritte beinhalten einen sorgfältig geplanten Ablauf, bei dem alle logistischen Aspekte sorgfältig koordiniert werden.

Hauptaktivitäten:

• Koordination mit Lieferanten und Zulieferern
• Planung der Geräteeinrichtung und -wartungsschritte
• Organisation von Inventarverwaltungssystemen

Durch den erfolgreichen Abschluss dieser Phase können wir unsere Team sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Unterstützung der On-Site-Betriebe vorhanden sind. Dies ermöglicht es uns, die Projekttimeline und die Kundenanforderungen effektiver zu erfüllen.

Beurteilung von Nachkonferenz-Feedback

Dieser Geschäftsprozess beinhaltet die Analyse von Rückmeldungen aus Teilnehmern, Sprechern und Sponsoren nach einer Konferenz. Das Ziel besteht darin, den Gesamterfolg des Events zu bewerten und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Hauptsächliche Aktivitäten sind:

• Durchführen von Rückmeldungen aus Umfragen, Fokusgruppen oder Onlineforen
• Identifizierung gemeinsamer Themen, Lob und Bedenken unter den Befragten
• Durchführen einer quantitativen Analyse der Umfrage-Daten, um Schlüsselindikatoren (KPIs) wie Teilnehmerzufriedenheit und Bewertung von Referenten zu messen
• Zusammenarbeit mit Konferenzorganisatoren, Lieferanten und Sponsoren, um Ergebnisse zu besprechen und handhabbare Änderungen für zukünftige Events vorzuschlagen

Durch die Beurteilung des Nachkonferenz-Feedbacks können Organisationen ihre Veranstaltungsplanungsprozesse anpassen, die Gesamterfahrung verbessern und letztendlich die Teilnehmerbeteiligung erhöhen.