Einfachere die Personalplanung und Zeitregisterung für Hotelangestellte. Workflow

Der Schritt "Mitarbeiterinformationen sammeln" beinhaltet die Erhebung wichtiger Details über Mitarbeiter für Einsteigungsabsichten. Diese Prozess beginnt typischerweise einmal ein Mitarbeiter eine Stelle angeboten und die Bedingungen der Beschäftigung angenommen hat. Die erforderlichen Informationen können den persönlichen Daten des Mitarbeiters wie Name, Geburtsdatum sowie Kontaktinformationen umfassen.

Weitere zu erhebende Daten beinhalten Arbeitbezogene Details wie Funktionstitel, Abteilung und Namen des Vorgesetzten. Es ist auch entscheidend, Lohninformationen einschließlich Steuer-Identifikationsnummer, Bankkontodaten sowie Notfall-Kontaktinformationen zu sammeln. In einigen Fällen sind zusätzliche Unterlagen erforderlich, wie zum Beispiel Nachweis von Identität oder Qualifikationen. Die Genauigkeit und Vollständigkeit der Mitarbeiterinformationen sind für einen glatten Einsteigungsprozess entscheidend und sollten durch Personalabteilungspersonal vor Weiterverfahren mit weiteren Schritten im Workflow verifiziert werden.

Definition von Terminierungsregeln

Diese Geschäftsablaufschritt beinhaltet die Festlegung von Regeln für die Terminierung von Aufgaben, Termine oder Ereignisse innerhalb einer Organisation. Dazu ist eine Analyse der spezifischen Bedürfnisse von Abteilungen und Teams erforderlich, um ein standardisiertes Rahmenwerk zur Allokation von Zeitfenstern zu erstellen. Dazu gehört die Einrichtung von wiederkehrenden Terminkalendern, die Festlegung von Sitzungsständen und die Bestimmung des Kalenderinhabers.

In diesem Schritt identifizieren Stakeholder potenzielle Konflikte zwischen den Anforderungen verschiedener Gruppen und implementieren Maßnahmen zum Verhindern von Terminüberschneidungen. Sie bestimmen außerdem, wie mit letztem-Minuten-Änderungen oder Absagen umgegangen werden soll, um sicherzustellen, dass betroffene Parteien rechtzeitig informiert werden.

Durch die Festlegung klarer Terminierungsregeln können Organisationen die Produktivität verbessern, Konflikte reduzieren und die Gesamtleistung steigern. Dieser Ablauf ermöglicht es den Teams, Prioritäten zu setzen, realistische Ziele zu setzen und Ressourcen effektiv zu allozieren, was letztendlich zum Erfolg der Organisation beiträgt.

Diese Schritt beinhaltet die Planung und Organisation der Arbeitszeiten von Mitarbeitern zum Erreichen der betrieblichen Anforderungen. Es beginnt mit dem Überprüfen der anstehenden Aufgaben, Projekte und Ereignisse, um die Personalbedarf zu bestimmen. Das System generiert dann ein Zeitplan für jeden Mitarbeiter auf Grundlage ihrer Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Vergangenem Leistung. Die Vorgesetzten überprüfen und genehmigen den vorgeschlagenen Zeitplan, machen Abstimmungen an, wenn nötig, um sicherzustellen, dass genügend Deckung vorhanden ist.

Der Zeitplan wird in der Regel regelmäßig überprüft und aktualisiert, wobei man Faktoren wie Mitarbeiterwünsche, Abwesenheit und Änderungen im Arbeitsaufkommen berücksichtigt. Dieser Prozess hilft dabei, eine faire Verteilung der Arbeit unter den Mitarbeitern zu gewährleisten, während auch die individuellen Bedürfnisse und Einschränkungen berücksichtigt werden. Durch Abschaffung dieses Prozesses können Unternehmen Konflikte um Arbeitszeiten reduzieren, Produktivität verbessern und ihre operative Effizienz insgesamt steigern.

Dieser Prozess beinhaltet die Zuweisung von spezifischen Aufgaben an einzelne Mitarbeiter innerhalb der Organisation. Ziel ist es, Verantwortlichkeiten effektiv zu delegieren und sicherzustellen, dass jeder Teammitglied ihr Rollenverständnis in Bezug auf das Erreichen der Unternehmensziele hat.

Ein bestimmter Manager oder Vorgesetzter überprüft die verfügbaren Aufgaben und identifiziert Bereiche, an denen zusätzliche Unterstützung erforderlich ist. Anschließend wählt er geeignete Mitarbeiter aus aufgrund ihrer Fähigkeiten, Expertise und Arbeitsbelastungen. Sobald eine Zuweisung erfolgt ist, werden den relevanten Mitarbeitern die Aufgaben übermittelt, sei es per E-Mail, Telefonanrufen oder Projektmanagement-Software.

Die Mitarbeiter prüfen und bestätigen die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Diese Verifizierung hilft beim Fortschrittsnachweis und erleichtert Anpassungen wenn nötig.

Dieser Arbeitsablaufschritt umfasst die Erfassung der Mitarbeiterbeschäftigung zur Gewährleistung genauer Aufzeichnungen über gearbeitete Stunden. Er beginnt damit, dass Mitarbeiter sich ein- oder auschecken bzw. ihren Ankunftszeitpunkt an Arbeitsplätzen oder online Plattformen markieren. Vorgesetzte überprüfen die Beschäftigungsunterlagen täglich auf Genauigkeit und beheben etwaige Abweichungen. Automatisierte Systeme können auch zur Überwachung der Beschäftigung verwendet werden, wobei Benachrichtigungen für Pünktlichkeits- oder Abwesenheitsprobleme gesendet werden.

Der Prozess setzt fort mit dem Dokumentieren von Problemen oder Sorgen hinsichtlich der Mitarbeiterbeschäftigung durch Vorgesetzte. Dazu können Gespräche mit Mitarbeitern über deren Abwesenheit oder Verspätung gehören, die Überprüfung von Betriebsregelungen zum Beschäftigungsverhalten sowie die Aktualisierung von Personalunterlagen bei Bedarf.

Nach Abschluss des Überwachungsschrittes können Vorgesetzte Trends in der Mitarbeiterbeschäftigung erkennen, potenzielle Probleme adressieren bevor sie sich zu größeren Schwierigkeiten entwickeln und insgesamt die Arbeitskräftebewirtschaftung verbessern. Regelmäßige Überprüfungen helfen auch dabei, eine gerechte und transparente Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten, indem alle Mitarbeiter den gleichen Maßstäben unterworfen werden.

Mitarbeiter über Änderungen der Sitzungszeiten informieren

Bei diesem Arbeitsablauf handelt es sich um die Informierung von Mitarbeitern über Änderungen an ihren geplanten Sitzungszeiten oder Arbeitsaufgaben. Der Prozess beginnt, wenn ein Manager die Sitzung des Mitarbeiters im Personalwesen der Firma aktualisiert. Sobald aktualisiert wurde, wird automatisch eine Nachricht an das betroffene Mitarbeiter (mehrere) via E-Mail oder Mobil-App versendet, je nachdem, ob innerhalb des Systems Kommunikationsvorlieben gesetzt wurden.

Die Nachricht enthält Details über die Sitzungszeitänderung, wie z.B. Datum, Uhrzeit und neue Arbeitsaufgaben. Es bietet auch die Gelegenheit den Mitarbeitern die Änderungen zu überprüfen und sich dazu zu äußern, indem sie auf eine Bestätigungslinie in der E-Mail klicken oder im Personalwesen des Unternehmens einloggen.

Bei diesem Schritt werden alle Beteiligten über mögliche Änderungen informiert und können sich entsprechend vorbereiten.

Beschäftigtenleistung beurteilen

Dieser Geschäftsablauf-Schritt beinhaltet die Beurteilung der Leistung eines Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum. Er beginnt mit einer Überprüfung ihrer Arbeitsbeschreibung und wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs), um Bereiche für Verbesserungen oder Anerkennungen zu bestimmen.

Als nächstes müssen relevante Daten gesammelt werden, einschließlich von Rückmeldungen aus Kollegen, Kunden und Vorgesetzten sowie relevanter Dokumentation wie Leistungsbeurteilungen oder Projektberichte.

Mit dieser Informationen wird die Fortschritte des Mitarbeiters bei der Erreichung ihrer Ziele und Objektive bewertet. Dies beinhaltet die Bewertung ihrer Stärken und Schwächen, die Identifizierung von Bereichen zur Verbesserung sowie die Bestimmung, ob sie ihre Erwartungen erfüllen.

Das Ergebnis dieser Beurteilung wird Entscheidungen über Mitarbeiterentwicklung, Beförderungen oder andere Personalmaßnahmen wie disziplinarische Maßnahmen oder Kündigungen vorbereiten. Das Ziel dieses Prozesses besteht darin, konstruktive Rückmeldung zu liefern, die den Mitarbeitern hilft, sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln, während gleichzeitig auch gewährleistet wird, dass die Ziele der Organisation erfüllt werden.

Dieser Schritt beinhaltet die Überprüfung und Aktualisierung der Sollzeiterfassungsregeln, um sicherzustellen, dass sie genau, konsistent und mit den organisatorischen Richtlinien übereinstimmen.

Der Prozess beginnt mit der Identifizierung bestehender Sollzeiterfassungsregeln und der Bewertung ihrer Wirksamkeit bei der Erreichung geschäftlicher Ziele.

Mitwirkende Schlüsselakteure, einschließlich Teamleitern, IT-Professionisten und Sachverständigen, arbeiten zusammen, um den aktuellen Stand der Sollzeiterfassungsregeln zu analysieren und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Durch eine strukturierte Überprüfung werden veraltete oder unwirksame Regeln aktualisiert oder durch neue ersetzt, die sich mit organisatorischen Zielen und Standards in Einklang bringen.

Dieser Schritt stellt sicher, dass Sollzeiterfassungsregeln aktuell bleiben und sich an sich ändernde geschäftliche Bedürfnisse anpassen, Effizienz fördern und Fehler im Gesamtworkflow minimieren.